Datenschutzerklärung
Im Anwalts- wie auch im Notarbereich gelten besondere Verschwiegenheitsverpflichtungen, aber auch eine Rechtsanwalts- und Notarkanzlei kann heute nicht mehr ohne die Erhebung von persönlichen Daten ihrer Mandanten (Anwaltsbereich) bzw. Auftraggeber (Notarbereich) sowie ggf. an dem jeweiligen Verfahren/Vorgang beteiligter Dritter sowie die elektronische Verarbeitung dieser Daten die von ihr erwarteten Dienstleistungen erfüllen. Nachfolgend haben wir daher die für Sie wichtigen Informationen zur elektronischen Datenverarbeitung in unserer Kanzlei zusammengestellt. Wesentliche Grundlagen sind dabei das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), das Landesdatenschutzgesetz für Hessen (HDSG) sowie die Europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
- Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten
Diese Datenschutz-Information gilt für die Datenverarbeitung durch:
Verantwortliche: Rechtsanwälte Nadja Nickel (gleichzeitig Notarin), Götz Nickel (gleichzeitig Testamentsvollstrecker) und Rüdiger Nickel (gleichzeitig Notar a.D. und Testamentsvollstrecker), Kurt-Blaum-Platz 7 in D-63450 Hanau, Deutschland Email: info@nickel-nickel.de, Telefon: +49 (0)6181.923700 Fax: +49 (0)6181.9237020 – Kanzlei Nickel – Nickel – Schächtele, Rechtsanwälte und Notarin.
Sollten Sie noch weitergehende Fragen zu diesem Thema haben, wenden Sie sich bitte an einen der Gesellschafter oder an den in unserer Kanzlei für die Verarbeitung von Daten Verantwortlichen und Datenschutzbeauftragten:
Tim Nickel
Irene Elster (Stellvertreterin)
beide geschäftsansässig in 63450 Hanau, Kurt-Blaum-Platz 7
Tel.: +49 (0)6181 / 923700 - Mail: info@nickel-nickel.de
- Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck von deren Verwendung
- Beim Besuch der Website
Wir benutzen auf unserer Homepage das Hypertext Transfer Protocol Secure (HTTPS) als Kommunikationsprotokoll, um Vertraulichkeit und Integrität in der Kommunikation zwischen Webserver und Webbrowser (Client) herzustellen. Sie erkennen die damit
verbundene SSL-Verschlüsslung an der geschlossenen Darstellung des Schloss-Symbols in der Statusleiste Ihres Browsers. Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte findet nicht statt, soweit nicht nachfolgend angegeben.
Beim Aufrufen unserer Website https://www.nickel-nickel.de werden durch den auf Ihrem Endgerät zum Einsatz kommenden Browser automatisch Informationen an den Server unserer Website gesendet, welcher durch die Firma 1&1 Telekom betrieben wird. Diese Informationen werden temporär in einem sog. Logfile gespeichert. Folgende Informationen werden dabei ohne Ihr Zutun und ohne unsere Mitwirkung - soweit uns bekannt- erfasst und bis zur automatisierten Löschung gespeichert:
- IP-Adresse des anfragenden Rechners,
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
- Name und URL der abgerufenen Datei,
- Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL),
- verwendeter Browser und ggf. Betriebssystem Ihres Rechners sowie Name Ihres Access-Providers.
Die genannten Daten werden nicht durch uns, sondern durch unseren Provider (1&1 Telekom) nach unserer Kenntnis zu technischen Zwecken, wie der Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus der Website, Gewährleistung der Nutzung unserer Website, Systemsicherheit und -stabilität sowie ggf. internen administrativen Zwecken verarbeitet.
Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung (berechtigtes Interesse) durch den Provider ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. In keinem Fall verwenden wir die erhobenen Daten zu dem Zweck, Rückschlüsse auf Ihre Person zu ziehen. Auf sicherheitstechnisch als umstritten geltende Komponenten (z.B. Java-Script) verzichten wir. Es steht Ihnen frei, das als Service implementierte Kontaktformular zu nutzen. Hier werden zunächst zum Zwecke der Kontaktaufnahme ausschließlich der von Ihnen eingegebene Name sowie die benannte Mailadresse gespeichert und genutzt. Eventuell weiter von Ihnen angegebene Informationen finden erst im Rahmen des ggf. abzuschließenden Dienstleistungsvertrages Verwendung. Die Datenverarbeitung zum Zwecke der Kontaktaufnahme mit uns erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO auf Grundlage Ihrer freiwillig erteilten Einwilligung. Die für die Benutzung des Kontaktformulars von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden nach Erledigung der von Ihnen gestellten Anfrage im Übrigen automatisch gelöscht.
- Bei Anmeldung für unseren Newsletter oder Informationen
Sofern Sie nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO ausdrücklich eingewilligt haben, verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse dafür, Ihnen regelmäßig unseren Informationen zu übersenden. Für den Empfang der Informationen ist die Angabe einer E-Mail-Adresse ausreichend.
Die Abmeldung ist jederzeit möglich, zum Beispiel über einen Link am Ende einer jeden Information. Alternativ können Sie Ihren Abmeldewunsch gerne auch jederzeit an info@nickel-nickel.de per E-Mail senden.
- Bei Nutzung unseres Kontaktformulars
Bei Fragen jeglicher Art bieten wir Ihnen die Möglichkeit, mit uns über ein auf der Website bereitgestelltes Formular Kontakt aufzunehmen. Dabei ist die Angabe einer gültigen E-Mail-Adresse erforderlich, damit wir wissen, von wem die Anfrage stammt und um diese beantworten zu können. Weitere Angaben können freiwillig getätigt werden.
Die Datenverarbeitung zum Zwecke der Kontaktaufnahme mit uns erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO auf Grundlage Ihrer freiwillig erteilten Einwilligung.
Die für die Benutzung des Kontaktformulars von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden nach Erledigung der von Ihnen gestellten Anfrage automatisch gelöscht.
- Datenerhebung und ‑speicherung in unserer Kanzlei
Gemäß Art. 13 und 14 DSGVO sind wir -spätestens bei Mandatsbeginn/Auftragserteilung- verpflichtet, Sie über Grundlagen der Datenverarbeitung in unserer Kanzlei zu informieren. Um Ihnen zu ermöglichen, sich schon im Vorwege zu informieren, haben wir folgende Daten für Sie zusammengestellt. Weitergehende Informationspflichten z.B. wegen der Verarbeitung sensibler Daten (Art. 9 DSGVO) oder eines möglichen Datentransfers in Nicht-EU-Staaten (Art. 44 ff. DSGVO) treffen auf unsere Kanzlei nicht zu.
Schon für die Bearbeitung eines "einfachen" anwaltlichen Mandates ist die Erhebung der folgenden Basisdaten unumgänglich, um Kontakt mit dem Mandanten zu halten und seine Ansprüche gegenüber bzw. mit Hilfe Dritten/Dritter (z.B. Gegner, Gericht, Staatsanwaltschaft) geltend zu machen:
- Anrede, Vorname, Nachname,
- gültige postalische Anschrift,
Für eine schnelle Kontaktaufnahme erheben wir darüber hinaus als erweiterte Basisdaten regelmäßig:
- eine Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk)
- eine gültige E-Mail-Adresse.
Schließlich benötigen wir in Abhängigkeit von dem individuellen Mandant Informationen, die für die Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte im Rahmen des Mandats notwendig sind. Die Erhebung dieser Daten erfolgt,
- um Sie als unseren Mandanten identifizieren zu können;
- um Sie angemessen anwaltlich beraten und vertreten zu können;
- zur Korrespondenz mit Ihnen;
- zur Rechnungsstellung;
- zur Abwicklung evtl. vorliegender Haftungsansprüche/ Geltendmachung etwaiger Ansprüche gegen Sie.
Im Notarbereich werden - abhängig vom Vorgang und ggf. zur Erfüllung von Mitteilungspflichten - um z.B. beauftragte Urkunden entwerfen zu können oder Beglaubigungen von Unterschriften vorzunehmen, noch weitere Daten benötigt und von uns erhoben. So werden zur ordnungsgemäßen Identifikation von an Urkundsgeschäften beteiligten Personen zusätzlich benötigt:
- das Geburtsdatum;
- der Geburtsname (soweit vorhanden).
In Nachlassangelegenheiten (z.B. Testamentsbeurkundung) werden u.a. zwecks Mitteilung an das zentrale Testamentsregister weiter erfragt:
- der Geburtsort
- das Geburtsstandesamt;
- die Geburtsregisternummer.
Soweit gesetzliche Mitteilungspflichten gegenüber den Finanzämtern bestehen (z.B. bei Grundstückskaufverträgen), benötigen wir zudem:
- die steuerliche Identifikationsnummer.
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Ihre Anfrage (Auftrag/Mandat) hin und ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO zu den genannten Zwecken für die angemessene Bearbeitung des Mandats/Auftrages und für die beidseitige Erfüllung von Verpflichtungen aus dem Mandatsvertrag erforderlich.
- Löschung von Daten / Fristen
Die für die Mandatierung bzw. notarielle Tätigkeit von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden grundsätzlich bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert und danach gelöscht, es sei denn, dass wir nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von steuer-, handelsrechtlichen oder
sonstigen gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (z.B. aus BeurkG, BRAO, HGB, StGB oder AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind oder Sie in eine darüber hinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. A DSGVO eingewilligt haben.
Insbesondere bestehen folgende gesetzliche Aufbewahrungspflichten:
- 010 Jahre gem. § 147 AO für Buchhaltungsunterlagen
- 005 Jahre gem. § 50 II BRAO für Rechtsanwaltshandakten
- 007 Jahre gem. § 5 IV DONot für Nebenakten des Notars
- 005 Jahre gem. § 5 IV DONot für Wechsel- und Scheckproteste (Notar)
- 100 Jahre gem. § 5 IV DONot für Urkundenrolle u. Urkundensammlung des Notars
- 030 Jahre gem. § 5 IV DONot für Massen- und Verwahrungsbuch, Kontoliste u.ä.
(Notar)
- 005 Jahre gem. § 8 GeldwäscheG für Aufzeichnungen nach dem Geldwäschegesetz
(Notar)
Notarielle Urkunden sowie beglaubigte Ablichtungen öffentlich beglaubigter Urkunden sind in der Urkundensammlung der Notarin auf unbeschränkte Zeit aufzubewahren, wenn sie vor dem 01.01.1950 errichtet wurden. Die Urkundensammlung wird nach dem Ende der Notarstätigkeit durch das zuständige Amtsgericht weiterverwahrt.
Weiter eingeschränkt wird die Löschung bestimmter Daten in einem Anwaltsnotariat (z.B. Kanzlei Nickel – Nickel - Schächtele) durch die Bestimmungen des § 3 I 7 BeurkG bzw. § 45 I BRAO u. § 3 BORA (sog. Vorbefassung), da Rechtsanwälte und Notare hier auf Dauer in die Lage versetzt werden müssen, zu prüfen, ob sie für eine bestimmte Person bereits einmal tätig waren und was der Inhalt dieser Tätigkeit war.
Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt.
Wir geben Ihre persönlichen Daten nur an Dritte weiter, wenn:
- Sie Ihre nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben,
- die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO zur Geltendmachung, Wahrnehmung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben,
- für den Fall, dass für die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO eine gesetzliche Verpflichtung besteht, sowie
- dies gesetzlich zulässig und nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen erforderlich ist.
Somit gilt folgendes:
Soweit dies nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Mandatsverhältnissen oder Aufträgen im Notarbereich mit Ihnen erforderlich ist, werden Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergegeben. Hierzu gehört insbesondere die Weitergabe an Verfahrensgegner und deren Vertreter (insbesondere deren Rechtsanwälte) sowie Gerichte und andere öffentliche Behörden zum Zwecke der Korrespondenz sowie zur Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte sowie die Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten. Die weitergegebenen Daten dürfen von dem Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden.
Das Anwalts- bzw. Notargeheimnis bleibt unberührt. Soweit es sich um Daten handelt, die dem Anwalts- bzw. Notargeheimnis unterliegen, erfolgt eine Weitergabe an Dritte nur in Absprache mit Ihnen.
Im Notarbereich bestehen in Abhängigkeit von der spezifischen Beurkundungs- bzw. Beglaubigungstätigkeit zusätzliche gesetzliche Mitteilungspflichten, nach welchen Notare bestimmte staatliche Stellen zu unterrichten haben. Dies betrifft insbesondere folgende notarielle Tätigkeiten/Vorgänge:
- § 18 GrEStG
Anzeige von Urkunden, welche möglicherweise Grunderwerbsteuer auslösen. Verpflichtung wird erfüllt durch Übersendung einer Urkundskopie und eines vom Notariat ausgefüllten Formulars (Veräußerungsanzeige) an das zuständige Finanzamt;
- § 34 I ErbStG
Anzeige von Urkunden, welche möglicherweise Erbschafts- oder Schenkungssteuer auslösen. Verpflichtung wird erfüllt durch Übersendung einer beglaubigten Urkundskopie an das zuständige Finanzamt (Schenkungssteuer);
- § 54 EStDV
Anzeige von Urkunden, welche die Gründung, Kapitaländerung, Umwandlung oder Auflösung einer Kapitalgesellschaft betreffen. Wird erfüllt durch Übersendung einer Urkundskopie an das zuständige Finanzamt (Sitz des Unternehmens);
- § 34 a BeurkG
Anzeige von Urkunden, welche erbrelevante Inhalte haben. Verpflichtung wird erfüllt durch Ausfüllen eines elektronischen Formulars über eine durch besondere Hardware geschützte Datenleitung bei dem zentralen Testamentsregister der Bundesnotarkammer;
- § 44 III PStG
Anzeige von Urkunden über die Anerkennung der Vater- oder Mutterschaft. Verpflichtung wird erfüllt durch Übersendung einer beglaubigten Urkundskopie an das Geburtsstandesamt des Kindes (ggf. Standesamt I Berlin);
- § 195 BauGB
Anzeige von Urkunden zur Übertragung von Grundvermögen (außer im Schenkungswege) oder zur Begründung eines Erbbaurechtes. Verpflichtung wird erfüllt durch Übersendung einer Urkundskopie an den zuständigen Gutachterausschuss;
- § 40 II GmbHG
Anzeige von Urkunden, welche die Höhe des Stammkapitals und/oder die Zusammensetzung der Gesellschafter bei einer GmbH ändern. Verpflichtung wird erfüllt durch Übersendung einer formellen Gesellschafterliste an das Handelsregister.
- Analyse-Tools
- Tracking-Tools
Die im Folgenden aufgeführten und von uns eingesetzten Tracking-Maßnahmen werden auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO durchgeführt. Mit den zum Einsatz kommenden Tracking-Maßnahmen wollen wir eine bedarfsgerechte Gestaltung und die fortlaufende Optimierung unserer Webseite sicherstellen. Zum anderen setzen wir die Tracking-Maßnahmen ein, um die Nutzung unserer Webseite statistisch zu erfassen und zum Zwecke der Optimierung unseres Angebotes für Sie auszuwerten. Diese Interessen sind als berechtigt im Sinne der vorgenannten Vorschrift anzusehen.
Die jeweiligen Datenverarbeitungszwecke und Datenkategorien sind aus den entsprechenden Tracking-Tools zu entnehmen.
Zum Zwecke der bedarfsgerechten Gestaltung und fortlaufenden Optimierung unserer Seiten nutzen wir Google Analytics, ein Webanalysedienst der Google Inc. (https://www.google.de/intl/de/about/) (1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA; im Folgenden „Google“). In diesem Zusammenhang werden pseudonymisierte Nutzungsprofile erstellt und Cookies (siehe unter Ziff. 4) verwendet. Die durch den Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website wie
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